Servizio di assistenza per matrimoni su yacht ad Abu Dhabi: di cosa si occupa un organizzatore per te

Un concierge per matrimoni in yacht ad Abu Dhabi è la persona di riferimento, affiancata dall’equipaggio, che trasforma la data, la lista degli invitati e i vostri gusti in un piano operativo e poi lo gestisce in mare. In pratica, ciò significa trovare l’imbarcazione giusta per voi, redigere il programma minuto per minuto, spiegare al fotografo, al catering e al DJ come funziona la barca, occuparsi degli ospiti al porto turistico e coordinare l’intero evento mentre voi ve lo godete. Questo articolo illustra esattamente quali aspetti vengono gestiti per voi, quali rimangono di vostra competenza e cosa ci serve da parte vostra per svolgere al meglio il nostro lavoro.

Cosa significa “concierge” su uno yacht per matrimoni

A terra, un matrimonio di solito coinvolge un responsabile della location, un decoratore, un fornitore di torte nuziali, un coordinatore e un team di sicurezza o di accoglienza, ciascuno con il proprio referente. Sulle nostre imbarcazioni questi ruoli si fondono in un unico team. L’imbarcazione, il capitano e l’equipaggio, le decorazioni nuziali e la torta nuziale sono tutti forniti da noi e inclusi nel prezzo del pacchetto. Ecco perché un’unica conversazione su WhatsApp può gestire l’intero matrimonio, dalla prima richiesta fino al momento in cui la barca attracca a fine serata. Il concierge è la persona dall’altra parte di quella conversazione.

Il valore non sta solo nella comodità. Quando l’addetto alle decorazioni e l’equipaggio fanno parte della stessa organizzazione, l’arco floreale viene posizionato dove il capitano sa che il ponte rimane stabile, il tappeto per la navata viene fissato come desidera l’equipaggio e la torta viene conservata in un luogo al riparo dal calore e dalla scia. Non c’è bisogno di negoziare nulla tra fornitori che non si sono mai incontrati.

Prima del grande giorno: cosa spuntare dalla lista

• Scelta dell’imbarcazione. Ci fornite il numero degli ospiti, l’atmosfera che desiderate (la sagoma di uno yacht o l’ampio ponte di una casa galleggiante) e la data. Vi proponiamo due o tre imbarcazioni che si adattano davvero alle vostre esigenze, non semplicemente la più grande disponibile.
• Il programma della giornata. Orario di imbarco, partenza, dove si troverà l’imbarcazione per gli scambi delle promesse, quando verrà tagliata la torta, quando potrà partire la musica, quando inizierà il ritorno. Tutto viene messo per iscritto, condiviso con voi e utilizzato dall’equipaggio il giorno stesso.
• Brief sulle decorazioni. Colori, fiori, stile dell’arco, navata, allestimento dei tavoli, illuminazione per un charter serale. Dai un’occhiata alla gamma nella pagina delle decorazioni; è tutto incluso, quindi il brief riguarda solo i gusti personali.
• Istruzioni per la torta. Piani, gusti, finitura e come verrà allestito il momento del taglio a bordo. La torta personalizzata fa parte del pacchetto.
• Orari dei fornitori. Gli orari esatti in cui il fotografo, il catering o il musicista possono accedere alla barca al porto turistico prima che gli ospiti salgano a bordo, e dove effettuare il carico.
• Istruzioni per gli ospiti. Una breve nota che potete inoltrare: nome del porto turistico, punto di ritrovo, orario di imbarco, calzature, cosa portare.
• Monitoraggio meteo. Controlliamo le condizioni nei giorni precedenti e confermiamo con voi il giorno prima. Il capitano decide in via definitiva in base alle condizioni del mare.

Coordinamento dei fornitori da voi scelti

La maggior parte delle coppie si avvale di tre fornitori esterni: un fotografo o un videografo, un servizio di catering e un musicista o un DJ. Ognuno di loro lavora in modo diverso su una barca rispetto a una sala da ballo, e il concierge colma questa differenza in modo che non dobbiate spiegarglielo voi.

Fotografo e videografo. Comunichiamo loro l’orario di imbarco, il ponte su cui si terrà la cerimonia, la direzione verso cui sarà orientata l’imbarcazione durante le promesse e i punti di riferimento lungo il percorso, in modo che possano pianificare le inquadrature dello skyline, dell’Emirates Palace e del tramonto. Se intendono utilizzare un drone, spieghiamo loro cosa è fattibile; l’uso dei droni negli Emirati Arabi Uniti è regolamentato e la risposta dipende dal giorno e dalla zona, quindi nessuno dovrebbe promettere riprese con il drone finché non sia stato confermato.

Servizio di catering. Confermiamo lo spazio disponibile in cambusa e l’alimentazione elettrica sull’imbarcazione scelta, come il cibo verrà mantenuto al fresco durante il tragitto dal porto turistico e dove possono essere collocati i tavoli di servizio senza ostacolare le aree di lavoro dell’equipaggio. I menu che si conservano bene a temperature elevate sono un argomento a parte, e saremo lieti di discuterne.

DJ o musicista. Posizionamento degli altoparlanti, alimentazione elettrica e orario in cui la musica può essere diffusa a volume massimo. Gli orari in cui è possibile ascoltare musica in mare sono a discrezione del capitano il giorno stesso, e informiamo il DJ in modo che non ci siano sorprese.

Il giorno stesso: chi fa cosa

1. Novanta minuti prima dell’imbarco: il team addetto alle decorazioni a bordo completa l’allestimento dell’arco, della navata e dei tavoli. La torta viene consegnata e conservata. I fornitori caricano la merce.
2. Imbarco: un membro dell’equipaggio accoglie gli ospiti al punto di ritrovo del porto turistico con la lista degli invitati, aiuta gli ospiti più anziani e i bambini a salire a bordo e indica a tutti i posti a sedere.
3. Partenza: il capitano tiene un breve discorso sulla sicurezza, l’equipaggio serve i drink di benvenuto, il DJ suona a volume da crociera.
4. Il luogo della cerimonia: il capitano rallenta o ferma la barca davanti allo sfondo che avete scelto. Il concierge dà il via all’ingresso, all’officiante e al fotografo.
5. Torta e foto: l’imbarcazione viene nuovamente mantenuta ferma per il taglio della torta, poi si sposta dolcemente per scattare le foto lungo la Corniche o al largo di Saadiyat.
6. Ricevimento: servizio al tavolo, discorsi, balli. Il concierge tiene d’occhio l’orologio affinché il ritorno non sia affrettato.
7. Ritorno: l’equipaggio accosta l’imbarcazione, aiuta gli ospiti a scendere e restituisce tutto ciò che è rimasto a bordo, compreso l’alzata per la torta e gli eventuali regali.

La logistica degli ospiti a cui non dovrete pensare

I porti turistici sono semplici una volta che li conosci, ma possono creare confusione la prima volta. Il concierge comunica a ogni ospite lo stesso punto di ritrovo e l’orario, così nessuno si aggira per i pontili in abito da sera. A bordo, l’equipaggio si occupa dell’imbarco dando una mano a chi ne ha bisogno, spiega dove è vietato avvicinarsi alla ringhiera e tiene i bambini nelle aree del ponte a loro riservate. Gli ospiti che sentono il caldo vengono accompagnati nelle zone ombreggiate o climatizzate. Se qualcuno arriva in ritardo, vi diciamo con sincerità se la barca può aspettare e per quanto tempo, perché il tempo di noleggio è lo stesso per tutti.

Imbarcazioni ideali per matrimoni con servizio di concierge

• King House Boat, 30 ospiti. Un ponte superiore ombreggiato con panche su entrambi i lati e una zona centrale aperta che ospita la navata e l’arco, oltre a un salone con pareti in vetro al piano inferiore. La disposizione rende facile l’esecuzione del programma della giornata.
• Miss Kim House Boat, 30 ospiti, minimo tre ore. Una raffinata casa galleggiante con un vero e proprio salone interno per il pasto e un ponte superiore aperto per la cerimonia. Ideale per matrimoni serali con cena seduta.
• House Boat Luxury M1, 40 ospiti. La più capiente della flotta, scelta quando entrambe le famiglie sono a bordo e il ricevimento richiede posti a sedere per tutti.

Cosa ci serve da voi

1. Il numero definitivo degli invitati, compresi bambini, fotografo e musicisti.
2. La data che preferite, più una o due alternative.
3. Il momento più importante: promesse di matrimonio con lo skyline sullo sfondo, ritratti al tramonto o una cena illuminata dalle luci notturne. L’intero itinerario è costruito attorno a questo momento.
4. I recapiti dei fornitori che porterete con voi, in modo da poterli informare direttamente.
5. Una decisione sui colori delle decorazioni e sulla torta, idealmente quattro settimane prima della data.

Domande frequenti

È previsto un costo aggiuntivo per il servizio di concierge?

La pianificazione, il programma della giornata, il coordinamento dei fornitori e lo staff presente il giorno dell’evento fanno parte del servizio offerto per ogni noleggio nuziale. Il prezzo del pacchetto indicato nella pagina dedicata alla barca include le decorazioni e la torta; non è prevista alcuna tariffa aggiuntiva per il servizio di organizzazione.

Il concierge può prenotare per noi il fotografo e il catering?

Possiamo consigliarvi fornitori che conoscono già le imbarcazioni e coordinarci con loro una volta che li avrete prenotati. Il contratto per tali servizi è stipulato tra voi e il fornitore.

Quanti contatti avremo prima del matrimonio?

Quanti ne vorrete. La maggior parte delle coppie si scambia qualche messaggio su WhatsApp nelle settimane precedenti, poi una telefonata nella settimana del matrimonio per esaminare insieme il programma della giornata.

Cosa succede se i nostri piani cambiano dopo la prenotazione?

Il numero degli invitati può variare, i colori possono cambiare, un musicista potrebbe dare forfait. Comunicatecelo non appena ne venite a conoscenza e adegueremo il programma della giornata. Una variazione significativa nel numero degli invitati potrebbe comportare la scelta di un’imbarcazione diversa, e ve lo comunicheremo tempestivamente.

Affidateci l’organizzazione

Inviateci la data e il numero degli invitati e vi risponderemo indicando le imbarcazioni disponibili e una prima bozza del programma della giornata. I dettagli sono disponibili sulla pagina dedicata al servizio yacht per matrimoni, oppure inviate un messaggio al team su WhatsApp al numero +971 50 503 7702.